文書作成が重要
口頭の依頼だけでは仕事しない。
海外の担当者に仕事の依頼をする場合は必ず文書で依頼をする必要があります。口頭で頼みごとをしてもそのまま仕事を引き受けてくれるわけではなく、定型の手続きに則って決められたフォームなどに必要事項を記入して依頼をしなければなりません。
もちろんどの会社でも文書で仕事のやり取りをするのが基本ですが、本当に些細な依頼であれば日本人なら口頭やメールの依頼でも引き受けてくれると思われることでも文書作成を求められます。
特に緊急の場合は口頭やメールで依頼することが多いと思いますが、その場合でも文書作成を求められて辟易した経験があります。以前ある社内システムがダウンして使えなくなったために海外の担当者にすぐに対応を求めたところ、決められたフォームに必要事項を記入して決められた窓口に連絡するように言われたときはさすがに頭にきた経験があります。
確かに文書でやり取りすることは、お互いの理解の齟齬を防いだり、文書が業務記録にもなるために大変重要なことだと思います。また、記録に残る仕事が彼らのパフォーマンス評価にもつながりますので、記録に残りにくい仕事は敬遠されがちなことも理解はできます。
しかしながら、私としては些細なことであれば口頭やメールの方がお互いに負担にならないし、緊急の場合は後付けで文書作成するので即時対応してほしいとつい思ってしまいます。
